Trình tự công chứng

THUYẾT MINH

Quy trình chung về công chứng

(1)   Tiếp xúc khách hàng:

Người có yêu cầu công chứng trình bày nội dung cần công chứng và hồ sơ tài liệu mang theo với Công chứng viên (hoặc chuyên viên được phân công - gọi chung là người tiếp nhận) tại bàn tiếp khách.

(2)   Tiếp xúc hồ sơ:

Người tiếp nhận có nhiệm vụ lắng nghe và kiểm tra hồ sơ theo bản liệt kê. Cần xác định càng sớm càng tốt yêu cầu công chứng có thuộc thẩm quyền hay không và hợp đồng, giao dịch là có phù hợp quy định của pháp luật hay không.

(2a) Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ và các bên tham gia giao dịch đáp ứng đầy đủ các quy định pháp luật thì Người có yêu cầu công chứng viết phiếu yêu cầu công chứng để VPCC tiếp nhận hồ sơ chính thức.

Người tiếp nhận hồ sơ thông báo ngay (bằng miệng) cho khách hàng phí công chứng, thù lao công chứng để khách hàng biết và thoả thuận trước khi thực hiện các công việc nghiệp vụ (cần nói rõ thù lao soạn thảo hợp đồng đối với các trường hợp khách hàng không có hợp đồng hoặc không có văn bản giao dịch đã được soạn sẵn và chi phí photocopy nếu phải photo thêm tài liệu).

Trường hợp hồ sơ thiếu: Người tiếp nhận ghi phiếu hướng dẫn các hồ sơ cần bổ sung trước khi hoàn trả hồ sơ cho khách hàng.

(2b) Trường hợp hồ sơ không đủ cơ sở pháp luật để giải quyết: Người tiếp nhận xin ý kiến Trưởng phòng để giải thích lý do từ chối tiếp nhận hồ sơ. Nếu khách yêu cầu trả lời bằng văn bản thì Người có yêu cầu công chứng viết phiếu yêu cầu công chứng, Người tiếp nhận viết phiếu hẹn ngày nhận văn bản trả lời trong vòng 3 ngày làm việc.

(3)   Nhận và giải quyết hồ sơ:

(3a) Trường hợp khách hàng không có hợp đồng hoặc không có văn bản giao dịch (gọi chung là văn bản công chứng) đã được soạn sẵn thì Người tiếp nhận cung cấp mẫu để khách hàng ghi các thông tin cần thiết vào mẫu.

Công chứng viên kiểm tra nội dung hợp đồng, văn bản công chứng, bổ sung hoặc chỉnh sửa nếu thấy cần thiết trước khi cho đánh máy văn bản công chứng và cho in ra 1 bản để thông qua khách hàng. Sau khi thông qua xong, cho in đủ số bản cần thiết để công chứng (3 bản, nếu khách hàng không có yêu cầu nhiều hơn)

Công chứng viên kiểm tra năng lực hành vi dân sự của khách hàng, giải thích quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc công chứng; kiểm tra thông tin ngăn chặn.

Công chứng viên hướng dẫn khách ký tên và điểm chỉ vào phần bên dưới chữ ký tại trang cuối của hợp đồng trước mặt mình và đối chiếu dấu vân tay so với dấu vân tay trên CMND (kể cả người làm chứng trong trường hợp người yêu cầu công chứng không biết chữ hoặc khiếm thị thì phải có người làm chứng. Người làm chứng phải xác nhận trên hợp đồng đã đọc nguyên văn nội dung hợp đồng cho người yêu cầu công chứng nghe rõ hoặc là người nước ngoài không biết tiếng Việt thì phải có người phiên dịch)

(3b) Trường hợp cần xác minh thông tin về hồ sơ, Người tiếp nhận viết phiếu hẹn ngày nhận kết quả xác minh (trong vòng 15 ngày làm việc).

Nếu kết quả xác minh cho thấy không có đủ điều kiện công chứng thì Người tiếp nhận làm Thông báo trả lời.

Nếu kết quả xác minh cho thấy có đủ điều kiện công chứng thì thực hiện việc công chứng theo thủ tục chung.

(4)   Ký công chứng:

Công chứng viên ký chứng nhận hợp đồng/văn bản. Thư ký viết Thông báo phí công chứng và thù lao công chứng, tách tài liệu làm bộ hồ sơ lưu trữ và tài liệu trả khách hàng; chuyển toàn bộ hồ sơ cho bộ phận Hành chính.

(5)    Thu phí, cho số công chứng, đóng dấu:

Kế toán kiếm tra mức lệ phí và thù lao công chứng ghi trên Thông báo phí và thù lao công chứng, nếu thấy chính xác thì chuyển Thông báo cho khách hàng để khách hàng chuẩn bị tiền.

Thủ quỹ thu được tiền của khách hàng, Kế toán viết Phiếu thu phí công chứng, Hoá đơn GTGT giao khách hàng cùng tìền thừa (thối lại).

Cùng lúc văn thư cho số công chứng, đóng dấu hồ sơ công chứng, trả hồ sơ đã được công chứng cho khách hàng.

Trường hợp phức tạp (soạn thảo hợp đồng, văn bản công chứng) thì công chứng viên viết phiếu hẹn lại nhưng không quá 02 ngày làm việc.

            Đức Hoài

Theo Văn phòng Công chứng Trung tâm